20 Ноя 2019

Как организовать успешное мероприятие: ответы на 5 главных вопросов

Недавно агромедиа-агентство SAPIENZA провело свою первую конференцию «Увеличение прибыли в агробизнесе» для участников аграрного бизнеса Украины. О том, какие инструменты мы использовали для проведения успешной конференции, расскажу в этом материале.

Если вы собираетесь организовать свой собственный ивент, то наши советы вам точно пригодятся. А если вы хотите доверить организацию профессиональной команде, то звоните: + 38 099 737 17 92 и пишите нам: pr@sapienza.media

Организация мероприятия для большого количества людей – это всегда новые вызовы и новый опыт. Чтобы все прошло успешно, вам как организатору нужно ответить на следующие 5 основных вопросов.

Вопрос 1.  Для кого я провожу это мероприятие?

Вечные вопросы любого дела: какой продукт и кто клиент? Когда планируешь мероприятие, нужно четко представить себе, кого хочешь увидеть в зале. И чем яснее сформируешь портрет участника мероприятия, тем проще будет сфокусироваться на той теме, которая будет интересна целевой аудитории.

Специализация – это ведущий мировой тренд. Чем точнее определена целевая аудитория, тем больше ценности организатор может ей предоставить, сформировав программу мероприятия таким образом, чтобы постоянно удерживать внимание этой аудитории.

В качестве примера приведу конференции, которые проводит Продовольственная и сельскохозяйственная организация ООН совместно с Европейским банком реконструкции и развития и проектом развития плодоовощеводства в странах Восточной Европы, Кавказа и Центральной Азии East-Fruit.com. Это ряд конференций, семинаров, бизнес-туров, торговых форумов, которые проходят в разных странах и, как правило, имеют очень четкую специализацию в плодоовощеводстве. А именно: одни мероприятия нацелены на производителей яблока, другие – винограда (причем, столовых сортов!), третьи – на производителей ореха и так далее. Есть четкое сегментирование даже между производителями овощей и фруктов.

Вопрос 2.  Какая тема является наиболее актуальной и важной для моей целевой аудитории на текущий момент?

Тема должна быть ценной, а ценность не может быть доступной. Ищите ту тему, где есть наибольшая потребность в информации. Ищите то, о чем все хотят узнать. Объединяйте под «зонтиком» своего мероприятия тех, кто нуждается в друг друге. Тема и сама атмосфера мероприятия должна быть притягательна для вашей целевой аудитории.

Когда мы планировали нашу конференцию «Увеличение прибыли в агробизнесе», нашей идеей было объединить на своей платформе разных участников общей аграрной экосистемы для того, чтобы на стыке совершенно разных идей родились новые услуги и продукты для агробизнеса. Это был своеобразный эксперимент. Собственно, он удался. Например, у нас на конференции выступал украинский разработчик «умного улья» перед аудиторией, где были не пасечники, а плодоовощеводы. И сейчас он предлагает партнерство участникам плодоовощного бизнеса, поскольку мировой практикой доказано, что опыление пчелами повышает урожайность садов и ягодных плантаций на 25-40%.

Среди наших участников были представители реального агробизнеса (зернового и плодоовощного), представители объединений и ассоциаций фермеров, международных структур, финансового, страхового, юридического, инвестиционного бизнеса. Именно в экосистемной логике, где каждый участник играет определённую роль и взаимосвязан с другими участниками, мы и провели конференцию. И это оценили наши участники.  Так, административный куратор службы закупок компании «Хлебодар» Тимофей Отришко в своем отзыве о конференции подчеркнул, что особенно ему запомнились практические кейсы от пчеловодов и ягодников. «Спикеры рассказывали о своем уникальном опыте и это было очень интересно. Именно это вдохновляет. Хотя наша компания занимается зерном, хлебом, но когда я посещаю такие разноплановые мероприятия, общаюсь с экспертами из других отраслей, то могу по-иному взглянуть на свою работу», – сообщил он.

Вопрос 3. Какой пул экспертов мне нужно привлечь, чтобы раскрыть важную тему для целевой аудитории?

Нужны «звезды» – то есть люди, «на которых придут». Это один из важнейших моментов – качественно подобрать спикеров, экспертов отрасли, к мнению которых прислушиваются, которые являются трендсеттерами, драйверами той отрасли, в которой работают.

Связи не создаются мгновенно. Поэтому нужно заранее проработать эту тему, заручится поддержкой таких людей.

Вопрос 4. Кто может стать партнерами и спонсорами конференции?

Финансы – важнейший вопрос. Кто может поддержать вас в создании мероприятия? Где искать спонсоров? Один из путей – подумать о поставщиках услуг и технологий, интересных для вашей целевой аудитории. Это компании, для которых основным клиентом является участник вашего мероприятия, то есть ваша целевая аудитория.

Другой путь – это заручиться поддержкой международных фондов и организаций, для которых тема мероприятия будет «укладываться» в концепцию их программ, грантов и так далее. Для этого нужно предварительно изучить те организации, которые оказывают поддержку подобным мероприятиям и пообщаться о такого рода сотрудничестве.

Еще один путь – это бартер. Например, по бартеру вы можете найти информационных спонсоров, кейтеринг, оборудование и так далее. Главное договориться о том, что сможете предоставить взамен.

Вопрос 5. Каким образом я буду доносить информацию о своем мероприятии до целевой аудитории?

Информационное партнерство – это один из важнейших моментов. Чем СМИ качественнее и чем их больше, тем лучше для вашего мероприятия. Тем существеннее будет охват информации, которую вы намерены донести до своей целевой аудитории.

Раньше в мире господствовали закрытые системы, когда распространение информации было усложнено.  Сейчас время открытых систем и взаимоотношений, когда усиливается партнерство. Это время аутсорсинга услуг, где играет роль качество продукта или услуги и скорость ее предоставления, а также специализация и нишевый подход к бизнесу. При планировании мероприятия подумайте, кто может стать вашим информпартнером, кто расскажет о вас и поделится информацией со своей читательской аудиторией. Подумайте также о том, какую ценность вы сможете предоставить своему информпартнеру в ходе конференции. Возможно, это эксклюзивные материалы, упоминания в полиграфической продукции мероприятия, договоренности об интервью со спикерами конференции и так далее.

Я благодарна информпартнерам, которые поддержали нашу конференцию. Это такие СМИ, как UNN, «Голос України», «Агроиндустрия», «Инфоиндустрия», АгроFM, «Агроэксперт», «АгроПерспектива»,  Logist.FM, Издательский дом «Украина. Бизнес».

Со многими из них мы работаем в одном конкурентном поле. И у нас есть выбор – конкурировать или сотрудничать, предоставляя больше услуг и продуктов нашим клиентам и целевой аудитории. Опять-таки, это происходит в единой логике общей экосистемы, где правильное партнерство и сотрудничество очень важно, где 1+1 всегда больше, чем 2.

 

Это лишь 5 главных вопросов, ответить на которые лучше до начала организации мероприятия. На самом деле, в процессе вопросов будет еще больше. Поэтому желаю найти свой рецепт, инструментарий и свой путь для организации успешного мероприятия.

Катерина Зверева,

основатель агромедиа-агентства SAPIENZA.MEDIA

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

);